Pieczęć elektroniczna to narzędzie, które w ostatnich latach zyskuje na popularności wśród przedsiębiorstw i instytucji publicznych. Jest to rozwiązanie umożliwiające potwierdzanie autentyczności dokumentów elektronicznych w sposób, który jest zarówno bezpieczny, jak i zgodny z przepisami prawa. Pieczęć elektroniczna różni się od podpisu elektronicznego, choć obydwa mechanizmy mają na celu zapewnienie wiarygodności przesyłanych danych. W tym artykule przyjrzymy się, czym dokładnie jest pieczęć elektroniczna oraz kiedy warto ją wdrożyć w firmach i organizacjach. Omówimy również, jak wprowadzenie takiego rozwiązania może wpłynąć na poprawę efektywności i bezpieczeństwa pracy.
Pieczęć elektroniczna jest narzędziem służącym do potwierdzania integralności dokumentu oraz identyfikowania podmiotu, który go wystawił. Jest to forma elektroniczna, która jest równoważna tradycyjnej pieczęci, jaką można spotkać na papierowych dokumentach. W odróżnieniu od podpisu elektronicznego, który jest używany przez osoby fizyczne, pieczęć elektroniczna jest stosowana przez podmioty prawne, takie jak firmy, instytucje czy organizacje. Działa na tej samej zasadzie co podpis elektroniczny, ale jest używana do certyfikowania dokumentów w imieniu organizacji. Pieczęć elektroniczna zapewnia nie tylko autentyczność, ale również integralność dokumentu, co oznacza, że po jej nałożeniu nie można wprowadzić zmian w dokumencie bez wykrycia ingerencji.
Pieczęć elektroniczna jest oparta na systemach kryptograficznych, które wykorzystują pary kluczy – prywatny i publiczny. Klucz prywatny jest używany do generowania pieczęci, natomiast klucz publiczny umożliwia jej weryfikację przez każdą osobę lub system, który posiada dostęp do tego klucza.
Po utworzeniu pieczęci elektronicznej, system generuje unikalny identyfikator, który jest powiązany z dokumentem i stanowi jego elektroniczną wersję pieczęci. Dzięki temu odbiorca dokumentu może sprawdzić, czy nie został on zmieniony po nałożeniu pieczęci oraz czy pochodzi od uprawnionego nadawcy. Warto zaznaczyć, że pieczęć elektroniczna jest zgodna z regulacjami prawnymi Unii Europejskiej, w tym z Rozporządzeniem eIDAS, które definiuje zasady stosowania podpisów elektronicznych i pieczęci elektronicznych w państwach członkowskich.
Choć pieczęć elektroniczna i podpis elektroniczny są podobnymi technologiami, różnią się one w kilku kluczowych aspektach. Podpis elektroniczny jest przypisany do osoby fizycznej i potwierdza, że to ona dokonała podpisania dokumentu. Pieczęć elektroniczna natomiast jest stosowana przez podmioty prawne, takie jak firmy, organizacje czy instytucje publiczne. Zarówno pieczęć elektroniczna, jak i podpis elektroniczny, opierają się na technologii kryptograficznej i wymagają zastosowania odpowiednich certyfikatów.
Pieczęć elektroniczna to narzędzie, które może znacząco uprościć i przyspieszyć obieg dokumentów w organizacjach. Istnieje wiele przypadków, w których jej wdrożenie będzie korzystne. Oto kilka z nich:
Wdrożenie pieczęci elektronicznej wymaga kilku kroków. Przede wszystkim organizacja musi zapewnić odpowiednią infrastrukturę technologiczną, która umożliwi jej stosowanie. Istnieje wiele firm, takich jak itcenter.pl, które oferują kompleksowe usługi w zakresie wdrożenia pieczęci elektronicznych. W ramach takich usług, przedsiębiorstwo może otrzymać nie tylko odpowiednie oprogramowanie, ale także wsparcie w zakresie integracji z systemami wewnętrznymi oraz szkolenia dla pracowników. Pieczęć elektroniczna wymaga również zakupu odpowiednich certyfikatów, które będą służyć do jej tworzenia. Certyfikaty te są wydawane przez akredytowane centra certyfikacji, które zapewniają ich autentyczność i zgodność z przepisami prawnymi.
