Image by OpenClipart-Vectors from Pixabay
Nieefektywny obieg informacji, ręczne procesy i papierowy chaos to realne bariery w rozwoju firmy. Jeśli chcesz wyeliminować błędy, przyspieszyć przepływ dokumentów i zyskać pełną kontrolę nad kluczowymi procesami – postaw na sprawdzone rozwiązania. Libris Systems oferuje zaawansowane systemy do zarządzania dokumentami elektronicznymi, zintegrowane z obiegiem umów i faktur, które usprawniają codzienną pracę, podnoszą poziom bezpieczeństwa i zwiększają efektywność całej organizacji.
W każdej firmie dokumentacja stanowi podstawę funkcjonowania – od umów handlowych, przez korespondencję wewnętrzną, po protokoły, załączniki i pisma urzędowe. Problem pojawia się wtedy, gdy dostęp do tych informacji jest ograniczony, a ich przetwarzanie angażuje nadmierne zasoby ludzkie i czasowe. Tradycyjne metody zarządzania dokumentacją zawodzą w dynamicznym środowisku biznesowym, w którym liczy się szybkość działania i pełna kontrola nad procesami. Z tego powodu coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie cyfrowych rozwiązań. Nowoczesne zarządzanie dokumentami elektronicznymi pozwala na centralizację wszystkich plików w bezpiecznym, łatwo dostępnym repozytorium. Dostęp do dokumentów można regulować na poziomie użytkownika, co zwiększa poziom bezpieczeństwa i poufności. Dodatkowo system Libris umożliwia automatyczne nadawanie metadanych, wersjonowanie oraz śledzenie historii zmian w dokumentach – wszystko w czasie rzeczywistym. Integralnym elementem cyfrowej transformacji jest także efektywny system obiegu umów, który automatyzuje procesy związane z przygotowywaniem, opiniowaniem, zatwierdzaniem i podpisywaniem dokumentów prawnych. Zamiast fizycznej wymiany plików czy korespondencji e-mail, pracownicy korzystają z jednego, centralnego środowiska pracy. Umożliwia to szybsze podejmowanie decyzji, eliminację błędów i pełną przejrzystość na każdym etapie obiegu dokumentu.
Wdrożony przez Libris system obiegu umów to nie tylko wygoda, ale także zgodność z przepisami prawa, w tym regulacjami dotyczącymi podpisu elektronicznego i ochrony danych osobowych. Dzięki integracji z DocuWare, firmy mogą pracować zdalnie, zatwierdzać umowy z poziomu smartfona i automatycznie archiwizować zatwierdzone dokumenty w odpowiednich folderach. Dodatkową korzyścią z wdrożenia cyfrowych systemów jest poprawa współpracy między działami. Działy prawne, sprzedaży, administracji i zarządu mogą pracować równolegle nad tymi samymi dokumentami, bez opóźnień wynikających z konieczności przesyłania fizycznych kopii. Co więcej, każdy dokument jest odpowiednio oznaczony, opatrzony datą i przypisany do właściciela procesu – co znacząco poprawia transparentność i odpowiedzialność. Zarówno zarządzanie dokumentami elektronicznymi, jak i obieg umów wdrażane przez nas to rozwiązania, które przekładają się bezpośrednio na wzrost efektywności operacyjnej, redukcję kosztów oraz poprawę jakości obsługi klienta. To inwestycja, która zwraca się szybko i wpływa na wszystkie obszary działalności organizacji.
Procesowanie faktur to obszar, który – choć pozornie prosty – często generuje liczne wyzwania w firmach każdej wielkości. Ręczne wprowadzanie danych, zagubione dokumenty, błędy w dekretacji czy opóźnienia w płatnościach to codzienność wielu działów księgowości. Takie problemy nie tylko obniżają efektywność pracy, ale mogą też prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i wizerunkowych. Z pomocą przychodzi zautomatyzowany system obiegu faktur, który pozwala na pełne ucyfrowienie i usprawnienie tego procesu. Rozwiązania oferowane przez Libris umożliwiają szybkie skanowanie dokumentów kosztowych, ich automatyczne rozpoznawanie (OCR), dekretację i przekazanie do akceptacji odpowiednim osobom. Dzięki temu eliminowane są pomyłki związane z ręcznym wprowadzaniem danych, a czas obsługi faktury skraca się z dni do godzin. System obiegu faktur wspiera także zarządzanie budżetem — pozwala monitorować status każdej faktury w czasie rzeczywistym, wysyła powiadomienia o zbliżających się terminach płatności i umożliwia tworzenie raportów finansowych bez konieczności ręcznego zestawiania danych. Działy finansowe zyskują w ten sposób przejrzystość, której wcześniej często brakowało, a kadra zarządzająca ma dostęp do aktualnych danych analitycznych, ułatwiających podejmowanie decyzji.
Dzięki integracji z systemami ERP, dane z faktur są natychmiast dostępne w głównym środowisku księgowym firmy, bez potrzeby ich ręcznego przenoszenia. To oszczędność czasu i ograniczenie błędów. Dodatkowo faktury są automatycznie archiwizowane i przypisywane do odpowiednich kategorii, co ułatwia ich późniejsze wyszukiwanie oraz spełnianie wymogów kontrolnych i audytowych. Nie bez znaczenia jest również aspekt bezpieczeństwa. Wszystkie dane przetwarzane przez system są szyfrowane i chronione zgodnie z obowiązującymi normami, a dostęp do informacji jest ściśle kontrolowany. Firmy, które wdrożą nowoczesny system obiegu faktur, zyskują pełną kontrolę nad procesem — od wpływu dokumentu do firmy aż po jego zaksięgowanie i archiwizację. Nasze rozwiązania są elastyczne i skalowalne, co oznacza, że sprawdzą się zarówno w małych firmach, jak i w dużych organizacjach przetwarzających tysiące dokumentów miesięcznie. Ich wdrożenie nie tylko poprawia porządek finansowy, ale także pozwala zespołom skupić się na działaniach strategicznych, zamiast tracić czas na operacje powtarzalne i manualne. Współpraca z Libris Systems to krok w stronę pełnej automatyzacji i cyfryzacji procesów finansowych — zgodnej z wymogami nowoczesnego rynku i dostosowanej do indywidualnych potrzeb każdej firmy.
