Image by OpenClipart-Vectors from Pixabay
Czas to pieniądz, zwłaszcza gdy chodzi o dokumenty, które decydują o płynności finansowej i stabilności prawnej firmy. Ręczna obsługa faktur i umów generuje błędy, opóźnienia i koszty. Rozwiązaniem jest wdrożenie sprawdzonego systemu, który przyspiesza procesy i daje pełną kontrolę nad dokumentacją. Libris oferuje kompleksowy system obiegu faktur oraz nowoczesny system do zarządzania umowami, które eliminują papierowy chaos i tworzą fundament dla cyfrowej transformacji.
Każda faktura, która trafia do firmy, uruchamia proces — czasem szybki i uporządkowany, a czasem pełen zbędnych kroków, nieporozumień i opóźnień. W organizacjach, które wciąż korzystają z tradycyjnych metod, faktury potrafią krążyć między działami przez wiele dni, zanim trafią do osoby decyzyjnej. Brakuje bieżącej kontroli nad kosztami, a manualne procesowanie dokumentów zwiększa ryzyko błędów księgowych i przekroczenia terminów płatności. Z tego względu coraz więcej firm decyduje się na wdrożenie zautomatyzowanego systemu obiegu faktur, który pozwala zapanować nad całym procesem — od momentu wpływu dokumentu, przez jego dekretację i akceptację, aż po archiwizację. Rozwiązanie oferowane przez Libris Systems działa w oparciu o zaawansowaną technologię DocuWare i pozwala na szybkie rozpoznawanie danych (OCR), nadawanie kategorii, przypisywanie osób odpowiedzialnych i automatyczne przekazywanie faktur do dalszych etapów procesu. System pozwala na pełną kontrolę budżetową i aktualną analizę kosztów — użytkownik zyskuje dostęp do dashboardów, raportów i powiadomień, które informują o statusie dokumentów i zbliżających się terminach. Każdy krok procesu jest rejestrowany i możliwy do audytu, co znacząco podnosi poziom przejrzystości i zgodności z polityką wewnętrzną firmy. Co więcej, system obiegu faktur można zintegrować z popularnymi platformami ERP, co umożliwia płynne przekazywanie danych do działów księgowości i controllingu.
Zyskuje na tym nie tylko dział finansów. Wdrożenie rozwiązania od Libris wpływa na cały ekosystem biznesowy — od zakupów po zarząd. Automatyzacja procesów pozwala na lepsze zarządzanie przepływami pieniężnymi, szybsze zamykanie miesiąca oraz redukcję kosztów administracyjnych. Faktury nie giną, nie dublują się i nie czekają tygodniami na akceptację. Wszystko działa sprawnie, a dostęp do dokumentów jest możliwy z dowolnego miejsca i urządzenia. Bezpieczeństwo danych to kolejny kluczowy element. System zapewnia pełne szyfrowanie dokumentów, zarządzanie uprawnieniami i zgodność z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych. Każda operacja jest monitorowana, co minimalizuje ryzyko nadużyć i pomyłek. Zautomatyzowany system obiegu faktur od Libris Systems to realna oszczędność czasu i zasobów. To także krok w stronę budowy dojrzałej, nowoczesnej organizacji, która chce rozwijać się na solidnym, cyfrowym fundamencie.
Umowy to dokumenty, które budują relacje biznesowe i niosą za sobą konsekwencje finansowe oraz prawne. Ich niewłaściwe zarządzanie może prowadzić do poważnych problemów – od przeoczenia kluczowego terminu po brak aktualnej wersji dokumentu w obiegu. Często zdarza się, że firmy nie mają pełnej wiedzy o liczbie aktywnych kontraktów, statusie ich podpisania czy zapisach wymagających reakcji. To ryzyko, którego łatwo uniknąć. Dzięki wdrożeniu nowoczesnego systemu do zarządzania umowami, firmy mogą całkowicie zautomatyzować i uporządkować cykl życia każdego dokumentu – od stworzenia projektu, przez proces negocjacji i zatwierdzeń, aż po podpisanie, archiwizację i ewentualne aneksy. Rozwiązania Libris oparte na technologii DocuWare zapewniają nie tylko elektroniczne przechowywanie, ale też możliwość zarządzania wersjami, przypisywania odpowiedzialnych osób i automatycznego generowania powiadomień o istotnych terminach. Dzięki takiemu podejściu, każda umowa jest na bieżąco monitorowana, a pracownicy mają dostęp tylko do aktualnych i zatwierdzonych wersji dokumentów. System pozwala na szybkie wyszukiwanie po kontrahencie, zakresie umowy, kwocie czy terminie obowiązywania, co znacząco przyspiesza analizę i podejmowanie decyzji. System do zarządzania umowami umożliwia również integrację z podpisami elektronicznymi, co skraca czas formalności i eliminuje konieczność fizycznej wymiany dokumentów.
Rozwiązania Libris wpisują się także w politykę zgodności i bezpieczeństwa. Dostęp do dokumentów jest kontrolowany, a wszystkie operacje zapisywane w logach audytowych. To szczególnie istotne dla firm działających w środowiskach regulowanych, takich jak finanse, energetyka czy sektor publiczny. Przejrzystość procesów i zgodność z normami prawnymi to dziś nie opcja – to wymóg. Dzięki wdrożeniu systemu firmy mogą znacznie zmniejszyć liczbę błędów, skrócić czas trwania procesów akceptacyjnych i poprawić współpracę międzydziałową. Pracownicy nie muszą już pytać, gdzie jest dana umowa, kto ją aktualnie opiniuje ani kiedy została podpisana – wszystkie informacje są dostępne w jednym miejscu, w czasie rzeczywistym. Co ważne, system do zarządzania umowami może być rozwijany wraz z organizacją – zarówno pod kątem liczby użytkowników, jak i integracji z innymi systemami IT. Libris dostarcza nie tylko technologię, ale także wiedzę i doświadczenie niezbędne do skutecznego wdrożenia. Firma wspiera klientów na każdym etapie – od analizy procesów, przez konfigurację, aż po szkolenia i wsparcie techniczne. Wdrażając rozwiązania Libris, organizacja zyskuje realną przewagę — nie tylko w zakresie porządku dokumentacyjnego, ale także w obszarach decyzyjnych, strategicznych i operacyjnych. To technologia, która pracuje na jakość relacji biznesowych i bezpieczeństwo działania firmy.
