Dokumenty związane z odbytym stażem ? czy włączamy je do akt osobowych?

Czy i jakie dokumenty związane z odbytym stażem umieszczamy w aktach osobowych pracownika i w której części? Pytanie dotyczy osoby, która została przyjęta na staż z urzędu pracy, a następnie zatrudniona na 3 miesiące, zgodnie z umową zawartą z PUP. Proszę również o informację, czy taka umowa wliczana jest do liczby zawartych umów, jeśli podpisujemy kolejną umowę o pracę z tym pracownikiem?

W części A akt osobowych pracodawca może umieścić opinię wydaną przez pracodawcę oraz zaświadczenie o odbyciu stażu. Umowa o skierowanie na staż z urzędu pracy nie wlicza się do limitu umów na czas określony.

Okres odbywania stażu nie jest okresem zatrudnienia

Staż odbywany na podstawie skierowania z urzędu pracy nie jest okresem zatrudnienia. Jest to forma aktywizacji zawodowej osób bezrobotnych, który przez wykonywanie zadań w miejscu pracy, ale bez nawiązania stosunku pracy z pracodawcą, ma nabyć umiejętności praktyczne do pracy. Staż odbywa się na podstawie umowy zawartej przez starostę z pracodawcą, według programu określonego w umowie.

Po zakończeniu stażu pracodawca wydaje opinię zawierającą informacje o zadaniach realizowanych przez bezrobotnego i umiejętnościach praktycznych pozyskanych w trakcie stażu, natomiast starosta wydaje bezrobotnemu zaświadczenie o odbyciu stażu. Ponieważ stażysta nie pozostaje w stosunku pracy z pracodawcą, u którego odbywa staż, pracodawca nie zakłada dla niego akt osobowych, a umowa o odbycie stażu nie wlicza się do limitu umów na czas określony.

Akta zakładamy po odbytym stażu

Obowiązek założenia akt osobowych i pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy powstaje dopiero z chwilą nawiązania ze stażystą stosunku pracy po zakończeniu odbywania stażu.

Aktualnie akta osobowe składają się z 4 części i obejmują:

1) dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie (część A akt osobowych),
2) dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia (część B akt osobowych),
3) dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy (część C akt osobowych) oraz
4) dokumenty dotyczące ponoszenia przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach (część D akt osobowych).

Opinia i zaświadczenie ze stażu – czy mogą być w aktach

W przypadku zatrudnienia osoby, która wcześniej odbywała staż u pracodawcy, w części A akt osobowych możemy umieścić opinię wydaną przez pracodawcę oraz zaświadczenie o odbyciu stażu. Wydaje się natomiast, że nie ma konieczności przechowywania w aktach osobowych samej umowy o odbycie stażu zawartej przez pracodawcę z urzędem pracy.

Podstawa prawna:

art. 94 pkt 9a ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 1040 ze zm.),
art. 2 ust. 1 pkt 34, 53 ustawy z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r. poz. 1265 ze zm.),
§ 2 i 3 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369).

Katarzyna Pietruszyńska-Jarosz
specjalista w zakresie prawa pracy
ekspert portalu Portalkadrowy.pl

art. Partnera