materiały partnera
Instrukcja leży w segregatorze, protokół z przeglądu na czyimś komputerze, a karta gwarancyjna prawdopodobnie nadal znajduje się w pudełku po urządzeniu. Dopóki sprzęt działa, nikt się tym szczególnie nie przejmuje, ale przy pierwszej awarii zaczyna się nerwowe szukanie. Twórcy systemów QR z https://www.qrsystem.pl/ podpowiadają, jak zebrać dokumentację urządzeń w jednym miejscu i później utrzymać w niej porządek. O jakich elementach należy pamiętać?
Porządkowanie dokumentacji najlepiej zacząć od spisu urządzeń znajdujących się w firmie. Lista powinna obejmować nie tylko duże maszyny, ale również mniejszy sprzęt, który wymaga przeglądów, napraw lub okresowej konserwacji. Dla każdego urządzenia można utworzyć osobną kartę zawierającą nazwę, model, numer seryjny i lokalizację. Dobrze też wskazać osobę odpowiedzialną za dany sprzęt lub obiekt, w którym się znajduje. Dopiero do tak przygotowanej karty dodaje się instrukcje, gwarancje, zdjęcia, certyfikaty i protokoły serwisowe. Papierowe dokumenty wystarczy zeskanować, zamiast przechowywać ich jedyne egzemplarze w przypadkowym segregatorze. Czytelne nazwy i ten sam sposób opisywania urządzeń pozwolą później odnaleźć potrzebny dokument bez otwierania kilkunastu załączników.
W wielu firmach ważne pliki są przechowywane na komputerze osoby, która akurat zajmowała się zakupem albo naprawą sprzętu. Problem pojawia się podczas jej nieobecności, zmiany stanowiska lub odejścia z pracy. Przypisanie materiałów do konkretnego urządzenia uniezależnia dostęp do nich od pamięci jednej osoby. Po zeskanowaniu kodu QR można od razu otworzyć kartę właściwej maszyny, zamiast przeszukiwać dyski i skrzynki mailowe. Gdy producent udostępni nową instrukcję, aktualny plik trafia w to samo miejsce, w którym znajdowała się jego poprzednia wersja. Z czasem do karty dochodzą również kolejne protokoły i informacje o wykonanych naprawach. Dzięki temu nie trzeba już ustalać, kto ostatnio wzywał serwis i gdzie zapisał otrzymany raport.
Cyfrowa ewidencja szybko straci sens, jeśli po pierwszym porządkowaniu nikt nie będzie jej uzupełniał. Firma powinna ustalić, kto dodaje nowe urządzenia, aktualizuje dane i zapisuje dokumenty po zakończonym serwisie. Protokół nie powinien czekać kilka miesięcy w skrzynce mailowej osoby, która zlecała naprawę. Najlepiej dołączyć go do karty maszyny od razu po odebraniu wykonanych prac. Przy okazji można zapisać termin kolejnego przeglądu i uruchomić przypomnienie. Jeśli system rzeczywiście skraca czas szukania dokumentów, pracownicy będą z niego korzystać także po zakończeniu pierwszego porządkowania.
