Image by Bruno from Pixabay
Przedsiębiorcy otrzymujący częściową lub całkowitą zapłatę przed wykonaniem usługi lub dostawą towaru często zadają pytanie, czy faktura zaliczkowa idzie do KSeF, a odpowiedź brzmi twierdząco, ponieważ tego rodzaju dokument musi zostać wystawiony w ustrukturyzowanym formacie i uznaje się go za wystawiony w momencie przesłania do systemu, kiedy otrzymuje unikalny numer identyfikujący. Obowiązek wystawienia dokumentu zaliczkowego dotyczy sytuacji, w których przedsiębiorca otrzymał zapłatę przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi, z zastrzeżeniem, że jeżeli zarówno zapłata, jak i dostawa nastąpią w tym samym miesiącu kalendarzowym, obowiązek wystawienia takiego dokumentu może zostać pominięty. Warto podkreślić, że dokument zaliczkowy w systemie musi zawierać oznaczenie rodzaju dokumentu w odpowiednim polu, datę otrzymania zapłaty, a także szczegóły dotyczące częściowej płatności wraz z kwotami oraz właściwymi stawkami podatku. Poradnik Przedsiębiorcy zwraca uwagę, że przy wystawianiu faktury końcowej po wcześniej otrzymanych zaliczkach konieczne jest odwołanie się do numerów identyfikacyjnych nadanych wcześniej wystawionym dokumentom zaliczkowym w systemie. Warto też pamiętać, że faktura końcowa powinna uwzględniać wyłącznie pozostałą do zapłaty kwotę, pomniejszoną o podatek udokumentowany już wcześniej w ramach otrzymanych zaliczek.
Przedsiębiorcy zastanawiający się, jak wygląda numeracja faktur w KSeF w porównaniu do dotychczas stosowanego systemu, powinni wiedzieć, że numer nadawany przez system pełni inną funkcję niż tradycyjny numer faktury, ponieważ zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług każda faktura wciąż musi posiadać kolejny numer nadany w ramach jednej lub kilku serii, jednoznacznie identyfikujący dokument w sposób chronologiczny i bez luk numeracyjnych. Numer nadawany przez system identyfikuje dokument wyłącznie wewnątrz samego systemu, natomiast numer nadawany samodzielnie przez podatnika pozostaje obowiązkowym identyfikatorem faktury zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług, o czym wprost informuje Ministerstwo Finansów. Warto podkreślić, że przedsiębiorcy przechodzący na obowiązkowe fakturowanie elektroniczne w trakcie roku podatkowego mogą zachować dotychczas stosowaną numerację, ponieważ nie ma konieczności jej zmiany ani ponownego numerowania wcześniej wystawionych dokumentów. Poradnik Przedsiębiorcy zaleca prowadzenie ewidencji uwzględniającej zarówno tradycyjny numer faktury, jak i numer identyfikacyjny nadany przez system, co ułatwia późniejsze odnajdywanie dokumentów, w tym również faktur korygujących powiązanych z konkretną transakcją. Warto też zwrócić uwagę na konieczność zachowania spójności numeracji w przypadku prowadzenia kilku odrębnych serii dokumentów sprzedażowych w ramach jednej działalności gospodarczej.
Przedsiębiorcy nabywający towary lub usługi udokumentowane w nowym systemie często pytają o termin odliczenia VAT z faktury KSeF, a kluczowe znaczenie ma tutaj moment powstania obowiązku podatkowego po stronie sprzedawcy, przy czym nabywca może zrealizować przysługujące mu prawo dopiero wtedy, gdy znajdzie się w posiadaniu faktury dokumentującej daną transakcję. Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną przy użyciu systemu w dniu, w którym system nadał jej numer identyfikujący, co stanowi istotną różnicę względem tradycyjnych faktur, gdzie data otrzymania dokumentu mogła się różnić pomiędzy stronami transakcji, w zależności od sposobu jej doręczenia. Dzięki temu rozwiązaniu moment otrzymania faktury jest jednolity oraz zsynchronizowany zarówno dla sprzedawcy, jak i dla nabywcy, co eliminuje wcześniejsze wątpliwości interpretacyjne dotyczące ustalania dokładnej daty otrzymania dokumentu sprzedażowego. Poradnik Przedsiębiorcy zwraca uwagę, że w przypadku otrzymania faktury korygującej w systemie, nabywca zobowiązany jest pomniejszyć kwotę odliczonego podatku w okresie rozliczeniowym, w którym korekta została mu doręczona, ustalanym również na podstawie daty nadania numeru identyfikującego przez system. Warto podkreślić, że przedsiębiorcy powinni na bieżąco monitorować otrzymywane w systemie dokumenty, ponieważ terminowe rozpoznanie prawa do odliczenia ma bezpośredni wpływ na prawidłowość składanej deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy.
